Цели технологического проекта
1. Повышение эффективности материально-технического снабжения за счёт:
2. Прозрачность закупочной деятельности за счёт:
- Создания единого информационного пространства
- Формирования единых справочников номенклатуры и поставщиков
- Рабочих лаконичных регламентов для взаимодействия со смежными департаментами
- Внедрения системы показателей эффективности закупочной деятельности
- Регистрации сроков выполнения процедур
- Системы аттестации поставщиков
3. Увеличение прибыли за счет:
- Роста объёмов продаж благодаря снижению дефицита
- Снижения совокупных затрат на закупочную деятельность и поддержание запасов
ПРИМЕРНЫЙ СОСТАВ: Этапов проекта
1. Аудит существующей системы управления закупками и запасами
1.1 Оценка качества ведения номенклатурного справочника.
1.2 Анализ механизмов формирования потребности в ТМЦ. Выявление проблем связанных с текущей организацией формирования и консолидации заявок на закупку - оценка соответствия существующего состояния сферы управления закупками и запасами текущим потребностям и стратегии предприятия.
1.3 Аудит технологии нормирования и пополнения запаса - рекомендации по исправлению выявленных ограничений.
1.4 План-фактный анализ системы прогнозирования и планирования будущего потребления/отгрузки. Анализ внешних условий и внутренней среды, в которых производится планирование - сформированная политика изменений исходя из требования «быстрый результат» с первичной оценкой стоимости и целесообразности изменений.
1.5 Оценка действующей системы показателей в закупках и управлении запасами
1.6 Анализ существующего IT-решения в качестве системного ограничения и возможности его использования для автоматизации закупок и управления запасами.
1.7 Анализ технологий регламентаций и системы документооборота. Проверка достаточности текущего документооборота для поддержки бизнес-процессов закупки и управления запасами в компании.
1.8 Оценка степени централизации закупочной деятельности. Анализ взаимодействия различных уровней иерархии компании при осуществлении закупок. Оценка структуры запасов в распределённой сети компании.
1.9 Анализ процесса заключения договоров с поставщиками, регистрации договоров и согласования поставок. Оценка возможных рисков из-за неполноты информации при ведении реестра договоров.
1.10 Первичная оценка стоимости необходимых изменений
2. Разработка технологии документооборота, регламентов и словаря терминов
2.1 Формирование схемы взаимодействия, передачи информации и ответственности. Определение необходимого и достаточного документооборота и регламентов взаимодействия.- Альбом необходимых регламентов.
2.2 Написание недостающих регламентов и форм документов - альбом необходим документов для обеспечения деятельности в закупках и управлении запасами.Редактирование действующих регламентов и корректировка существующих форм документов - словарь терминов.
2.3 Создание необходимого словаря терминов.
3. Техническое задание на разработку автоматизированной системы управления запасами (нормирование и пополнение запасов)
3.1 Адаптация технологии для определения необходимого уровня сервиса исходя из стратегии компании, логистических мощностей и имеющихся ресурсов.
3.2 Разработка системы политики управления группами номенклатурных позиций, согласованной со стратегией компании- техническое задание, в котором отражены все необходимые для работы инструменты.
3.3 Адаптация технологии для расчёта оптимальных периодичности и партий закупки. - Техническое задание, понятное программистам.
3.4 Создание технологии расчёта запаса для поддержания заданного уровня сервиса. Нормативы для рабочего, страхового, сезонного и спекулятивного запасов.
4. Система отчетности в области закупок
4.1 Технические задания со всеми необходимыми методиками расчёта на создание аналитических отчётов. Содержат экономические и качественные показатели с реализацией план-фактного анализа. Среди показателей: неликвиды, сверхзапасы, дефицит, фактический уровень удовлетворения спроса…
4.2 Определение достижимых значений показателей – нормативов - техническое задание решения по набору KPI, отвечающих стратегии компании и возможных к автоматизации.
4.3 Техническое задание на расчёт мотивационных схем в области закупок с учётом выполнения ими заданных нормативов.
5. Формирование требований к степени централизации закупочной деятельности
5.1 Разработка регламентов и документооборота взаимодействия между различными уровнями иерархии компании при осуществлении закупок - регламенты взаимодействия между различными уровнями иерархии компании при осуществлении закупок - техническое задание на автоматизацию расчёта экономически обоснованных перемещений между складами компании.
5.2 Расчёт оптимальной структуры запасов в распределённой сети компании (консолидация/децентрализация запасов).
6. Технология бюджетирования и сводного планирования закупок
6.1 Создание регламента по бюджетированию закупок в компании.
6.2 Определение необходимых бюджетных статей - альбом регламентов бюджетировния.
6.3 Создание расчётных показателей для определения необходимого наполнения этих бюджетных статей - техническое задание на внедрение бюджетной технологии.
7. Управленческий учет для оптимального нормирования запасов
7.1 Определение необходимого уровня детализации затрат, которые зависят от параметров закупок и уровня запасов.
7.2 Создание регламента сбора и регистрации затрат в нужных разрезах - техническое задание на набор инструментов, который позволяет выявлять для каждой позиции конкретной нормативной цены, возможность своевременно выявлять неликвиды. Позволит принимать управленческие экономически обоснованные решения.
7.3 Разработка и описание аналитических инструментов для поддержки управленческих решений.
8. Инструменты сбора и консолидации потребности в ТМЦ
8.1 Создание регламента для формирования и регистрации заявок на поставку, их учёта при закупках, а также резервирования при поставке.
8.2 Создание регламента по резервированию складских остатков и товаров в пути, а также снятия этих резервов и учёта их при закупках - альбом регламентов.
8.3 Техническое задание на автоматизацию необходимого документооборота для сбора и консолидации потребности в ТМЦ - набор технических заданий для реализации перечисленных инструментов.
8.4 Техническое задание на автоматизацию расчёта эффективности использования резервов каждым сотрудником при работе с конкретными потребителями.
9. Прогнозирование и планирование объема потребности в ТМЦ
9.1 Анализ структуры жизненного цикла ТМЦ, информации о потреблении и потребителях в учётной системе компании, влияния негативных факторов. Например: отрицательные остатки, задвоенные позиции, проводки задним числом, неправильная регистрация возвратов, перемещений, и другие…
9.2 Разработка алгоритма очистки данных и получения корректной истории спроса техническое задание на рабочую модель прогнозирования спроса с учётом особенностей бизнеса компании, дающее повышение качества прогноза.
9.3 Выявление значимых факторов для разработки прогнозной модели: сезонности, тенденции, цикличности, маркетинговых акций, и других… Техническое задание на автоматизацию алгоритма прогнозирования с учётом значимых факторов.
9.4 Техническое задание на автоматизацию план-фактного анализа и ручной корректировки прогноза.
10. Выбор и обоснование использования готовой автоматизированной системы для закупок, наилучшим образом подходящей для предприятия
10.1 Формулирование требований к производительности и функционалу IT-решений, а также к возможности по их интеграции в существующую IT-инфраструктуру.
10.2 Подбор возможных IT-решений и составление таблицы их различий, а также расчёт срока их окупаемости для окончательного выбора заказчиком - список необходимых компании функций автоматизированной системы для закупок.
10.3 Помощь в формализации требований при договорной деятельности, сопровождающей приобретение IT-решения - отчет о проверке их наличия и наполнения в лучших решениях рынка IT-систем.
10.4 Проверка выполнения всех оговоренных условий во время внедрения. Технический надзор.
11. Сопровождение внедрения IT-системы в рамках закупочной деятельности
11.1 Формулирование необходимой вводной информации и оперативная текущая поддержка при реализации изменений в IT-решении.
11.2 Выявление нестандартных отклонений в работе новых инструментов и доработка технических заданий на автоматизацию для их нивелирования - уменьшение срока получения положительного эффекта от проекта за счет реализации его в срок с первоначально оговоренными требованиями к системе.
11.3 Авторский контроль выполненных работ и отчёт по окончании каждого этапа о запущенных в работу инструментах.
12. Подготовка сотрудников к изменениям в их работе
12.1 Поиск основных причин сопротивления изменениям в коллективе.
12.2 Разработка и проведение мероприятий по снятию этого сопротивления и скрытого саботажа проекта - обученные пользователи и внутренние тренеры компании-заказчика для подготовки новых сотрудников к работе с внедрёнными инструментами.
12.3 Получение обратной связи от сотрудников и их подключение к проекту.
12.4 Отчёт о результатах подготовки сотрудников к изменениям и структуре выявленного сопротивления.
13. Итоговая отчётность по сопровождению утверждённых заказчиком изменений
13.1 Отчёт по результатам осуществлённых изменений с комментариями по всем отклонениям от первоначальных технических заданий.
13.2 Определение необходимого срока для проявления положительного изменения ситуации благодаря реализации проекта - формализация изменений в рамках проекта.
13.3 Проведение через заданный срок проверки по контрольным точкам, заявленным в целях проекта. Оценка соблюдения внедрённых технологий и эффекта от их использования. Отчёт по результатам позволяет отследить успех реализации проекта и причины изменений.
14. Корректировка формальных регламентов и не формализованных правил
14.1 Проверка и корректировка регламентов для приведения их в соответствие с реализованными изменениями.
14.2 Поиск устаревших не формализованных правил и их корректировка -отредактированный альбом регламентов
15. Создание рабочих инструкций по работе с внедрёнными IT-решениями
15.1 Написание новых рабочих инструкций с принтскринами форм из внедрённых IT-инструментов.
15.2 Корректировка имеющихся рабочих инструкций в соответствии с реализованными изменениями - альбом рабочих инструкций для пользователей IT – системы.
16. Обучение сотрудников работе с новыми инструментами для получения максимального эффекта от внедрённых решений.
16.1 Разработка плана обучения. Выбор формата обучения для разных групп целевой аудитории: внешнее обучение командой внедрения, внутреннее обучение силами компании-заказчика.
16.2 Разработка методических материалов. Обучение пользователей. Обучение внутренних тренеров компании-заказчика для подготовки новых сотрудников к работе с внедрёнными инструментами - разработанная политика развития и обучения сотрудников отдела закупок и снабжения
17. Аттестация по результатам адаптации и обучения
17.1 Разработка системы оценки квалификации сотрудников.
17.2 Оценка результатов обучения по выбранным целевым показателям и предоставление выводов - получение полной картины об уровне квалификации и лояльности к компании сотрудников.
18. Отчёт о выполненной работе с рекомендациями по возможным дальнейшим улучшениям.
19. Аудит существующей системы работы складского комплекса и его статей бюджета .
19.1 Анализ технологий регламентаций и системы документооборота. Проверка достаточности (избыточности) и актуальности текущего документооборота для поддержки складских тех. процессов в компании.
19.2 Оценка действующей системы мотивации персонала - оценка соответствия существующего состояния технологии обработки ТМЦ текущим потребностям и стратегии предприятия.
19.3 Аудит технологии складского комплекса - четкие рекомендации по исправлению выявленных ограничений.
19.4 Анализ механизмов влияющих на формирование статей затрат по складскому комплексу.
19.5 Первичная оценка стоимости необходимых изменений. Отчёт о выполненной работе с анализом узких мест процессов, оценкой статей бюджета и предварительная оценка эффективности в денежном выражении
20. Анализ и уточнение предоставленных исходных данных.
20.1 Основные показатели грузопотока в настоящий момент и с учетом перспективного развития предприятия.
20.2 Согласованные с Заказчиком данные о желаемом режиме работы объекта, характеристики основных товарных групп, планы, эскизы и чертежи - оценка соответствия существующего состояния складской деятельности.
20.3 Согласованные с Заказчиком целевые параметры проектирования – емкость складирования, пропускная способность объекта и др. - сформированная политика изменений исходя из требования «быстрый результат» с первичной оценкой стоимости и целесообразности изменений.
20.4 Перечень основных технологических операций, используемых на складе.
21. Складские операции.
21.1 Формализация основных складских операций - описание основных операций с учетом эффективной технологии. Подготовка процедур на основные складские операции с разделением ответственности, указанием регламентов, системой мониторингов и показателями эффективности каждого процесса.
22. Оптимизация технологического процесса обработки грузов.
22.1 Описание технологического процесса. Карты бизнес-процессов (стандарт IDEF0).
22.2 Оптимизация процесса прямых пополнений (центральный склад – конвейер). Карты бизнес процессов.
23. Определение необходимого количества рабочей силы.
23.1 Штатное расписание - штатная структура.
23.2 Должностные инструкции для сотрудников, занятых в технологии - набор должностных инструкций и регламентов.
24. Доработка системы учета/управления грузопотоком (WMS).
24.1 Составление ТЗ для автоматизации плановых пополнений.
24.2 Разработка ТЗ интерфейса для старшего смены (расчет объема работ) - техническое задание на доработку программы максимально соответствующую.
24.3 Рекомендации по доработке системы адресного хранения в разрезе сроков годности (FIFO).
25. Комплексная проверка технологической работоспособности складского объекта с использованием методов моделирования.
25.1 При проведении проектирования используется расчетный инструментарий и методики, проверенные на практике. По желанию Заказчика, Исполнитель может провести проверку работоспособности объекта путем построения модели склада и последующего прогона его деятельности. В процессе моделирования могут выявиться отдельные узкие места, вызванные дефицитом или переизбытком задействованных ресурсов. В этом случае в проектную документацию вносятся соответствующие корректировки - модель процесса.
26. Итоговая отчётность по сопровождению утверждённых заказчиком изменений.
26.1 Отчёт по результатам осуществлённых изменений с комментариями по всем отклонениям от первоначальных технических заданий.
26.2 Определение необходимого срока для проявления положительного изменения ситуации благодаря реализации проекта - формализация изменений в рамках проекта.
26.3 Проведение через заданный срок проверки по контрольным точкам, заявленным в целях проекта. Оценка соблюдения внедрённых технологий и эффекта от их использования. Отчёт по результатам - позволяет отследить успех реализации проекта и причины изменений.
27. Корректировка формальных регламентов и не формализованных правил.
27.1 Проверка и корректировка регламентов для приведения их в соответствие с реализованными изменениями.
27.2 Поиск устаревших не формализованных правил и их корректировка - отредактированный альбом регламентов.
28. Бюджет склада.
28.1 Построение бюджетирования склада, разбивка затрат на основные операции, расчёт себестоимости операций постатейный бюджет склада с ЦФО, а именно при внедрении мотивации – использование инструментов KPI
29. Себестоимости операций.
29.1 Анализ сложившейся себестоимости операций с уровнем рынка услуг логистических операторов и других компаний - дистрибьюторов - подготовка методики расчёта и анализа «план-факт» себестоимости складских операций, сравнительный анализ сложившейся себестоимости операций по складу с существующим уровнем цен на рынке логистических услуг
30. Техническое задание на разработку ПО для адресного хранения
30.1 Формирование технического задания на разработку ПО для адресного хранения товара и использования основных складских логистических технологий. Разработка структуры складов в Базе данных предприятия. Подготовка технологии инвентаризации и перевода товара на адресное хранение. Обучение персоналаФормирование технического задания на разработку ПОдля адресного хранения товара и использования основных складских логистических технологий. Разработка структуры складов в Базе данных предприятия. Подготовка технологии инвентаризации и перевода товара на адресное хранение. Обучение персонала - ТЗ описывающие методику управления приёмкой, хранением, набором и отгрузкой товара с применением адресного хранения; система относительных показателей для оценки эффективности работы склада. Прогнозирование рисков.
31. Мотивация персонала
31.1 Подготовка Положения об оплате труда и мотивации персонала склада с приложением пакета ВНД, необходимых для его внедрения.Разработка методики подготовки ключевых показателей эффективности работы склада. Подготовка карты мотивационных показателей и индивидуальных мотивационных схем для менеджеров и специалистов склада
32. Нормативы
32.1 Нормирование труда, формирование нормативов.Расчет операционных нормативов по основным операциям
33. Создание рабочих инструкций по работе с внедрёнными IT-решениями.
33.1 Написание новых рабочих инструкций с принтскринами форм из внедрённых IT-инструментов.
33.2 Корректировка имеющихся рабочих инструкций в соответствии с реализованными изменениями - альбом рабочих инструкций для пользователей IT – системы.
34. Обучение сотрудников работе с новыми инструментами для получения максимального эффекта от внедрённых решений.
34.1 Разработка плана обучения. Выбор формата обучения для разных групп целевой аудитории: внешнее обучение командой внедрения, внутреннее обучение силами компании-заказчика.
34.2 Разработка методических материалов. Обучение пользователей. Обучение внутренних тренеров компании-заказчика для подготовки новых сотрудников к работе с внедрёнными инструментами - разработанная политика развития и обучения сотрудников отдела закупок и снабжения.
35. Аттестация по результатам адаптации и обучения.
35.1 Разработка системы оценки квалификации сотрудников.
35.2 Оценка результатов обучения по выбранным целевым показателям и предоставление выводов - получение полной картины об уровне квалификации и лояльности к компании сотрудников.
38. Отчёт о выполненной работе с рекомендациями по возможным дальнейшим улучшениям.
Результаты проекта
Результатом реализации проекта является достижение заявленных целей за счёт необходимой регламентации и автоматизации процессов.
Аналогичные проекты позволили достичь сокращения потребности в оборотном капитале на 15% – 36% при параллельном увеличении объёмов продаж (за счёт сокращения дефицита и повышения лояльности клиентов).
ПРИМЕР: Проектная группа
| Количество специалистов | Позиция |
| 1 | Руководитель проектной группы |
| 2 | Ведущих консультанта |
| 1 | Научный консультант |
| 3 | Бизнес-аналитик |
| 1 | Администратор проекта |
| 1 | Ассистент |
| 11 | Вспомогательные специалисты |
Итоговая численность проектной группы – 20 специалистов.
ПРИМЕР: Стоимость услуг и трудоемкость проекта:
Стоимость услуг напрямую зависит от уровня профессионализма и статуса задействованных экспертов, а также от ряда других факторов, которые необходимо принимать во внимание, а именно:
Информация, которой мы располагаем на данном этапе, и опыт в реализации подобных проектов позволяют установить следующие сроки и стоимость вышеуказанных услуг по проекту Компании.
Перечень услуг и их стоимость по согласованию сторон могут быть подвергнуты изменению и дополнены другими услугами. В стоимость услуг не входят командировочные и накладные расходы. Сроки выполнения работ не учитывают время подготовки, передачи и утверждения необходимых данных со стороны Заказчика и/или третьих сторон.