Обратный звонок RedConnect

Цели технологического проекта

1. Повышение эффективности материально-технического снабжения за счёт:

  • Повышения качества и сокращения времени планирования
  • Улучшения оборачиваемости запасов и сокращения периода вложения оборотных активов в запасы
  • Внедрения стандарта экономического обоснования перераспределения запасов между филиалами
  • Предупреждения неликвидов и сверхзапасов
  • Ускорения процедур, связанных с запасами и закупками, сокращения цикла закупочной деятельности
  • Уменьшения нагрузки на менеджеров по закупкам
  • Сокращения влияния человеческого фактора за счет автоматизации закупок
  • Выбора степени централизации принятия решений по закупкам и управлению запасами
  • Стандартизации и ускорения процедур в рамках объявленных тендеров и текущих закупок
  • 2. Прозрачность закупочной деятельности за счёт:

    3. Увеличение прибыли за счет:

    ПРИМЕРНЫЙ СОСТАВ: Этапов проекта

    1. Аудит существующей системы управления закупками и запасами

    1.1 Оценка качества ведения номенклатурного справочника.

    1.2 Анализ механизмов формирования потребности в ТМЦ. Выявление проблем связанных с текущей организацией формирования и консолидации заявок на закупку - оценка соответствия существующего состояния сферы управления закупками и запасами текущим потребностям и стратегии предприятия.

    1.3 Аудит технологии нормирования и пополнения запаса - рекомендации по исправлению выявленных ограничений.

    1.4 План-фактный анализ системы прогнозирования и планирования будущего потребления/отгрузки. Анализ внешних условий и внутренней среды, в которых производится планирование - сформированная политика изменений исходя из требования «быстрый результат» с первичной оценкой стоимости и целесообразности изменений.

    1.5 Оценка действующей системы показателей в закупках и управлении запасами

    1.6 Анализ существующего IT-решения в качестве системного ограничения и возможности его использования для автоматизации закупок и управления запасами.

    1.7 Анализ технологий регламентаций и системы документооборота. Проверка достаточности текущего документооборота для поддержки бизнес-процессов закупки и управления запасами в компании.

    1.8 Оценка степени централизации закупочной деятельности. Анализ взаимодействия различных уровней иерархии компании при осуществлении закупок. Оценка структуры запасов в распределённой сети компании.

    1.9 Анализ процесса заключения договоров с поставщиками, регистрации договоров и согласования поставок. Оценка возможных рисков из-за неполноты информации при ведении реестра договоров.

    1.10 Первичная оценка стоимости необходимых изменений

    2. Разработка технологии документооборота, регламентов и словаря терминов

    2.1 Формирование схемы взаимодействия, передачи информации и ответственности. Определение необходимого и достаточного документооборота и регламентов взаимодействия.- Альбом необходимых регламентов.

    2.2 Написание недостающих регламентов и форм документов - альбом необходим документов для обеспечения деятельности в закупках и управлении запасами.Редактирование действующих регламентов и корректировка существующих форм документов - словарь терминов.

    2.3 Создание необходимого словаря терминов.

    3. Техническое задание на разработку автоматизированной системы управления запасами (нормирование и пополнение запасов)

    3.1 Адаптация технологии для определения необходимого уровня сервиса исходя из стратегии компании, логистических мощностей и имеющихся ресурсов.

    3.2 Разработка системы политики управления группами номенклатурных позиций, согласованной со стратегией компании- техническое задание, в котором отражены все необходимые для работы инструменты.

    3.3 Адаптация технологии для расчёта оптимальных периодичности и партий закупки. - Техническое задание, понятное программистам.

    3.4 Создание технологии расчёта запаса для поддержания заданного уровня сервиса. Нормативы для рабочего, страхового, сезонного и спекулятивного запасов.

    4. Система отчетности в области закупок

    4.1 Технические задания со всеми необходимыми методиками расчёта на создание аналитических отчётов. Содержат экономические и качественные показатели с реализацией план-фактного анализа. Среди показателей: неликвиды, сверхзапасы, дефицит, фактический уровень удовлетворения спроса…

    4.2 Определение достижимых значений показателей – нормативов - техническое задание решения по набору KPI, отвечающих стратегии компании и возможных к автоматизации.

    4.3 Техническое задание на расчёт мотивационных схем в области закупок с учётом выполнения ими заданных нормативов.

    5. Формирование требований к степени централизации закупочной деятельности

    5.1 Разработка регламентов и документооборота взаимодействия между различными уровнями иерархии компании при осуществлении закупок - регламенты взаимодействия между различными уровнями иерархии компании при осуществлении закупок - техническое задание на автоматизацию расчёта экономически обоснованных перемещений между складами компании.

    5.2 Расчёт оптимальной структуры запасов в распределённой сети компании (консолидация/децентрализация запасов).

    6. Технология бюджетирования и сводного планирования закупок

    6.1 Создание регламента по бюджетированию закупок в компании.

    6.2 Определение необходимых бюджетных статей - альбом регламентов бюджетировния.

    6.3 Создание расчётных показателей для определения необходимого наполнения этих бюджетных статей - техническое задание на внедрение бюджетной технологии.

    7. Управленческий учет для оптимального нормирования запасов

    7.1 Определение необходимого уровня детализации затрат, которые зависят от параметров закупок и уровня запасов.

    7.2 Создание регламента сбора и регистрации затрат в нужных разрезах - техническое задание на набор инструментов, который позволяет выявлять для каждой позиции конкретной нормативной цены, возможность своевременно выявлять неликвиды. Позволит принимать управленческие экономически обоснованные решения.

    7.3 Разработка и описание аналитических инструментов для поддержки управленческих решений.

    8. Инструменты сбора и консолидации потребности в ТМЦ

    8.1 Создание регламента для формирования и регистрации заявок на поставку, их учёта при закупках, а также резервирования при поставке.

    8.2 Создание регламента по резервированию складских остатков и товаров в пути, а также снятия этих резервов и учёта их при закупках - альбом регламентов.

    8.3 Техническое задание на автоматизацию необходимого документооборота для сбора и консолидации потребности в ТМЦ - набор технических заданий для реализации перечисленных инструментов.

    8.4 Техническое задание на автоматизацию расчёта эффективности использования резервов каждым сотрудником при работе с конкретными потребителями.

    9. Прогнозирование и планирование объема потребности в ТМЦ

    9.1 Анализ структуры жизненного цикла ТМЦ, информации о потреблении и потребителях в учётной системе компании, влияния негативных факторов. Например: отрицательные остатки, задвоенные позиции, проводки задним числом, неправильная регистрация возвратов, перемещений, и другие…

    9.2 Разработка алгоритма очистки данных и получения корректной истории спроса техническое задание на рабочую модель прогнозирования спроса с учётом особенностей бизнеса компании, дающее повышение качества прогноза.

    9.3 Выявление значимых факторов для разработки прогнозной модели: сезонности, тенденции, цикличности, маркетинговых акций, и других… Техническое задание на автоматизацию алгоритма прогнозирования с учётом значимых факторов.

    9.4 Техническое задание на автоматизацию план-фактного анализа и ручной корректировки прогноза.

    10. Выбор и обоснование использования готовой автоматизированной системы для закупок, наилучшим образом подходящей для предприятия

    10.1 Формулирование требований к производительности и функционалу IT-решений, а также к возможности по их интеграции в существующую IT-инфраструктуру.

    10.2 Подбор возможных IT-решений и составление таблицы их различий, а также расчёт срока их окупаемости для окончательного выбора заказчиком - список необходимых компании функций автоматизированной системы для закупок.

    10.3 Помощь в формализации требований при договорной деятельности, сопровождающей приобретение IT-решения - отчет о проверке их наличия и наполнения в лучших решениях рынка IT-систем.

    10.4 Проверка выполнения всех оговоренных условий во время внедрения. Технический надзор.

    11. Сопровождение внедрения IT-системы в рамках закупочной деятельности

    11.1 Формулирование необходимой вводной информации и оперативная текущая поддержка при реализации изменений в IT-решении.

    11.2 Выявление нестандартных отклонений в работе новых инструментов и доработка технических заданий на автоматизацию для их нивелирования - уменьшение срока получения положительного эффекта от проекта за счет реализации его в срок с первоначально оговоренными требованиями к системе.

    11.3 Авторский контроль выполненных работ и отчёт по окончании каждого этапа о запущенных в работу инструментах.

    12. Подготовка сотрудников к изменениям в их работе

    12.1 Поиск основных причин сопротивления изменениям в коллективе.

    12.2 Разработка и проведение мероприятий по снятию этого сопротивления и скрытого саботажа проекта - обученные пользователи и внутренние тренеры компании-заказчика для подготовки новых сотрудников к работе с внедрёнными инструментами.

    12.3 Получение обратной связи от сотрудников и их подключение к проекту.

    12.4 Отчёт о результатах подготовки сотрудников к изменениям и структуре выявленного сопротивления.

    13. Итоговая отчётность по сопровождению утверждённых заказчиком изменений

    13.1 Отчёт по результатам осуществлённых изменений с комментариями по всем отклонениям от первоначальных технических заданий.

    13.2 Определение необходимого срока для проявления положительного изменения ситуации благодаря реализации проекта - формализация изменений в рамках проекта.

    13.3 Проведение через заданный срок проверки по контрольным точкам, заявленным в целях проекта. Оценка соблюдения внедрённых технологий и эффекта от их использования. Отчёт по результатам позволяет отследить успех реализации проекта и причины изменений.

    14. Корректировка формальных регламентов и не формализованных правил

    14.1 Проверка и корректировка регламентов для приведения их в соответствие с реализованными изменениями.

    14.2 Поиск устаревших не формализованных правил и их корректировка -отредактированный альбом регламентов

    15. Создание рабочих инструкций по работе с внедрёнными IT-решениями

    15.1 Написание новых рабочих инструкций с принтскринами форм из внедрённых IT-инструментов.

    15.2 Корректировка имеющихся рабочих инструкций в соответствии с реализованными изменениями - альбом рабочих инструкций для пользователей IT – системы.

    16. Обучение сотрудников работе с новыми инструментами для получения максимального эффекта от внедрённых решений.

    16.1 Разработка плана обучения. Выбор формата обучения для разных групп целевой аудитории: внешнее обучение командой внедрения, внутреннее обучение силами компании-заказчика.

    16.2 Разработка методических материалов. Обучение пользователей. Обучение внутренних тренеров компании-заказчика для подготовки новых сотрудников к работе с внедрёнными инструментами - разработанная политика развития и обучения сотрудников отдела закупок и снабжения

    17. Аттестация по результатам адаптации и обучения

    17.1 Разработка системы оценки квалификации сотрудников.

    17.2 Оценка результатов обучения по выбранным целевым показателям и предоставление выводов - получение полной картины об уровне квалификации и лояльности к компании сотрудников.

    18. Отчёт о выполненной работе с рекомендациями по возможным дальнейшим улучшениям.

    19. Аудит существующей системы работы складского комплекса и его статей бюджета .

    19.1 Анализ технологий регламентаций и системы документооборота. Проверка достаточности (избыточности) и актуальности текущего документооборота для поддержки складских тех. процессов в компании.

    19.2 Оценка действующей системы мотивации персонала - оценка соответствия существующего состояния технологии обработки ТМЦ текущим потребностям и стратегии предприятия.

    19.3 Аудит технологии складского комплекса - четкие рекомендации по исправлению выявленных ограничений.

    19.4 Анализ механизмов влияющих на формирование статей затрат по складскому комплексу.

    19.5 Первичная оценка стоимости необходимых изменений. Отчёт о выполненной работе с анализом узких мест процессов, оценкой статей бюджета и предварительная оценка эффективности в денежном выражении

    20. Анализ и уточнение предоставленных исходных данных.

    20.1 Основные показатели грузопотока в настоящий момент и с учетом перспективного развития предприятия.

    20.2 Согласованные с Заказчиком данные о желаемом режиме работы объекта, характеристики основных товарных групп, планы, эскизы и чертежи - оценка соответствия существующего состояния складской деятельности.

    20.3 Согласованные с Заказчиком целевые параметры проектирования – емкость складирования, пропускная способность объекта и др. - сформированная политика изменений исходя из требования «быстрый результат» с первичной оценкой стоимости и целесообразности изменений.

    20.4 Перечень основных технологических операций, используемых на складе.

    21. Складские операции.

    21.1 Формализация основных складских операций - описание основных операций с учетом эффективной технологии. Подготовка процедур на основные складские операции с разделением ответственности, указанием регламентов, системой мониторингов и показателями эффективности каждого процесса.

    22. Оптимизация технологического процесса обработки грузов.

    22.1 Описание технологического процесса. Карты бизнес-процессов (стандарт IDEF0).

    22.2 Оптимизация процесса прямых пополнений (центральный склад – конвейер). Карты бизнес процессов.

    23. Определение необходимого количества рабочей силы.

    23.1 Штатное расписание - штатная структура.

    23.2 Должностные инструкции для сотрудников, занятых в технологии - набор должностных инструкций и регламентов.

    24. Доработка системы учета/управления грузопотоком (WMS).

    24.1 Составление ТЗ для автоматизации плановых пополнений.

    24.2 Разработка ТЗ интерфейса для старшего смены (расчет объема работ) - техническое задание на доработку программы максимально соответствующую.

    24.3 Рекомендации по доработке системы адресного хранения в разрезе сроков годности (FIFO).

    25. Комплексная проверка технологической работоспособности складского объекта с использованием методов моделирования.

    25.1 При проведении проектирования используется расчетный инструментарий и методики, проверенные на практике. По желанию Заказчика, Исполнитель может провести проверку работоспособности объекта путем построения модели склада и последующего прогона его деятельности. В процессе моделирования могут выявиться отдельные узкие места, вызванные дефицитом или переизбытком задействованных ресурсов. В этом случае в проектную документацию вносятся соответствующие корректировки - модель процесса.

    26. Итоговая отчётность по сопровождению утверждённых заказчиком изменений.

    26.1 Отчёт по результатам осуществлённых изменений с комментариями по всем отклонениям от первоначальных технических заданий.

    26.2 Определение необходимого срока для проявления положительного изменения ситуации благодаря реализации проекта - формализация изменений в рамках проекта.

    26.3 Проведение через заданный срок проверки по контрольным точкам, заявленным в целях проекта. Оценка соблюдения внедрённых технологий и эффекта от их использования. Отчёт по результатам - позволяет отследить успех реализации проекта и причины изменений.

    27. Корректировка формальных регламентов и не формализованных правил.

    27.1 Проверка и корректировка регламентов для приведения их в соответствие с реализованными изменениями.

    27.2 Поиск устаревших не формализованных правил и их корректировка - отредактированный альбом регламентов.

    28. Бюджет склада.

    28.1 Построение бюджетирования склада, разбивка затрат на основные операции, расчёт себестоимости операций постатейный бюджет склада с ЦФО, а именно при внедрении мотивации – использование инструментов KPI

    29. Себестоимости операций.

    29.1 Анализ сложившейся себестоимости операций с уровнем рынка услуг логистических операторов и других компаний - дистрибьюторов - подготовка методики расчёта и анализа «план-факт» себестоимости складских операций, сравнительный анализ сложившейся себестоимости операций по складу с существующим уровнем цен на рынке логистических услуг

    30. Техническое задание на разработку ПО для адресного хранения

    30.1 Формирование технического задания на разработку ПО для адресного хранения товара и использования основных складских логистических технологий. Разработка структуры складов в Базе данных предприятия. Подготовка технологии инвентаризации и перевода товара на адресное хранение. Обучение персоналаФормирование технического задания на разработку ПОдля адресного хранения товара и использования основных складских логистических технологий. Разработка структуры складов в Базе данных предприятия. Подготовка технологии инвентаризации и перевода товара на адресное хранение. Обучение персонала - ТЗ описывающие методику управления приёмкой, хранением, набором и отгрузкой товара с применением адресного хранения; система относительных показателей для оценки эффективности работы склада. Прогнозирование рисков.

    31. Мотивация персонала

    31.1 Подготовка Положения об оплате труда и мотивации персонала склада с приложением пакета ВНД, необходимых для его внедрения.Разработка методики подготовки ключевых показателей эффективности работы склада. Подготовка карты мотивационных показателей и индивидуальных мотивационных схем для менеджеров и специалистов склада

    32. Нормативы

    32.1 Нормирование труда, формирование нормативов.Расчет операционных нормативов по основным операциям

    33. Создание рабочих инструкций по работе с внедрёнными IT-решениями.

    33.1 Написание новых рабочих инструкций с принтскринами форм из внедрённых IT-инструментов.

    33.2 Корректировка имеющихся рабочих инструкций в соответствии с реализованными изменениями - альбом рабочих инструкций для пользователей IT – системы.

    34. Обучение сотрудников работе с новыми инструментами для получения максимального эффекта от внедрённых решений.

    34.1 Разработка плана обучения. Выбор формата обучения для разных групп целевой аудитории: внешнее обучение командой внедрения, внутреннее обучение силами компании-заказчика.

    34.2 Разработка методических материалов. Обучение пользователей. Обучение внутренних тренеров компании-заказчика для подготовки новых сотрудников к работе с внедрёнными инструментами - разработанная политика развития и обучения сотрудников отдела закупок и снабжения.

    35. Аттестация по результатам адаптации и обучения.

    35.1 Разработка системы оценки квалификации сотрудников.

    35.2 Оценка результатов обучения по выбранным целевым показателям и предоставление выводов - получение полной картины об уровне квалификации и лояльности к компании сотрудников.

    38. Отчёт о выполненной работе с рекомендациями по возможным дальнейшим улучшениям.

    Результаты проекта

    Результатом реализации проекта является достижение заявленных целей за счёт необходимой регламентации и автоматизации процессов.

    Аналогичные проекты позволили достичь сокращения потребности в оборотном капитале на 15% – 36% при параллельном увеличении объёмов продаж (за счёт сокращения дефицита и повышения лояльности клиентов).

    ПРИМЕР: Проектная группа

    Количество специалистов Позиция
    1 Руководитель проектной группы
    2 Ведущих консультанта
    1 Научный консультант
    3 Бизнес-аналитик
    1 Администратор проекта
    1 Ассистент
    11 Вспомогательные специалисты

    Итоговая численность проектной группы – 20 специалистов.

    ПРИМЕР: Стоимость услуг и трудоемкость проекта:

    Стоимость услуг напрямую зависит от уровня профессионализма и статуса задействованных экспертов, а также от ряда других факторов, которые необходимо принимать во внимание, а именно:

  • Объём работ.
  • Количество данных, обработанных в ходе сбора и анализа информации.
  • Затраченное время консультантов.
  • Затраченное время и объём работы в ходе «полевых» исследований.
  • Состав дополнительных работ.
  • Информация, которой мы располагаем на данном этапе, и опыт в реализации подобных проектов позволяют установить следующие сроки и стоимость вышеуказанных услуг по проекту Компании.

    Перечень услуг и их стоимость по согласованию сторон могут быть подвергнуты изменению и дополнены другими услугами. В стоимость услуг не входят командировочные и накладные расходы. Сроки выполнения работ не учитывают время подготовки, передачи и утверждения необходимых данных со стороны Заказчика и/или третьих сторон.